Hoofdstuk I
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
Dit hoofdstuk verstaat onder:
a) Asv: de Algemene subsidieverordening gemeente Assen 2010.
b) Evenement: het begrip evenement zoals gedefinieerd in artikel 2:24 van de
Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Assen;
c) Adviescommissie: de door het college ingestelde Adviescommissie Evenementen
Assen.
Hoofdstuk II
Artikel 2. Instelling adviescommissie
Het college stelt de Adviescommissie Evenementen Assen (hierna te noemen:
adviescommissie) in.
Artikel 3. Taken en bevoegdheden adviescommissie
1. De adviescommissie heeft als taak het uitbrengen van een gemotiveerd advies over de subsidieaanvragen voor evenementen in Assen op basis de doelstellingen van het evenementen-, cultuur-, sport- en/of toeristisch beleid
en de in de evenementenregeling opgenomen algemene subsidiecriteria.
2. Het college kan de adviescommissie ook vragen om over andere onderdelen van het evenementen-, cultuur-, sport- en/of toeristisch beleid advies uit te brengen.
3. De leden van de adviescommissie worden door het college benoemd. Samenstelling en werkwijze van de adviescommissie worden nader geregeld bij huishoudelijk reglement.
Hoofdstuk III
Artikel 4. Doelstelling
Voor subsidie komen in aanmerking evenementen die naar het oordeel van de adviescommissie passen binnen de doelstellingen van het evenementen-, cultuur-, sport- en/of toeristisch beleid.
Artikel 5. Subsidiecriteria
a) Indien een aanvraag binnen de doelstellingen als bedoeld in artikel 4 past, wordt de aanvraag door de adviescommissie vervolgens beoordeeld aan de hand van de volgende algemene criteria:
1. publieksbereik;
2. samenwerking;
3. de mate waarin het evenement bijdraagt aan de versterking van het culturele, sportieve dan wel toeristische imago van Assen;
4. de mate waarin het evenement bijdraagt aan de profilering van Assen als een levendige en aantrekkelijke stad;5. de mate waarin het evenement bijdraagt aan de toeristische aantrekkingskracht van Assen.
6. de mate waarin het evenement bijdraagt aan het genereren van bestedingen in de stad (economische spin-off);
7. de wijze waarop het evenement qua aard, tijdstip en kwaliteitsniveau binnen de evenementenkalender van Assen past.
b) In aanvulling op de onder lid a genoemde algemene criteria wordt een cultureel evenement door de adviescommissie eveneens beoordeeld aan de hand van de navolgende criteria:
1. de artistieke kwaliteit van het evenement;
2. de mate waarin actieve participatie van bewoners van Assen een wezenlijk onderdeel van het evenement is;
3. de mate waarin het evenement een bijzondere aanvulling op het cultuuraanbod in Assen vormt.
c) In aanvulling op de onder lid a genoemde algemene criteria wordt een sportevenement door de adviescommissie eveneens beoordeeld aan de hand van de navolgende criteria:
1. de mate waarin actieve participatie van bewoners van Assen een wezenlijk onderdeel van het evenement is;
2. de mate waarin het evenement een bijzondere aanvulling op het sportaanbod in Assen vormt.
Artikel 6. Procedurebepalingen
1. De aanvraag bevat in elk geval een activiteitenplan, een gedetailleerde, sluitende begroting en als het een eerste aanvraag betreft of er sprake is van een wijziging in de gegevens van de aanvrager: een kopie uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel, een kopie van de statuten en een kopie bankafschrift.
2. Het activiteitenplan omvat tenminste:
a. de datum en de aard van het evenement;
b. een omschrijving van (de programmering van) het evenement;
c. een gemotiveerde inschatting van het aantal te verwachten bezoekers of deelnemers;
d. de wijze van promotie;
e. een gemotiveerde beschrijving van de wijze waarop wordt voldaan aan de criteria als genoemd in deze subsidieregeling;
3. De subsidieaanvraag, inclusief bijbehorende stukken, moet minimaal 13 weken voor de start van het project worden ingediend. Het college kan van deze termijn afwijken.
Artikel 7. Berekening van de subsidie
De hoogte van de subsidie bedraagt maximaal 30% van de realistisch begrote kosten van het evenement, met een maximum van € 15.000,-. Minimaal 70% van de begrote kosten moet afkomstig zijn uit andere bronnen dan de gemeentelijke subsidie. Het college kan gemotiveerd afwijken van het bepaalde in dit artikel.
Artikel 8. Subsidieplafond
1.Het bedrag van het jaarlijkse subsidieplafond wordt in evenredige delen verdeeld over 3 perioden te weten januari tot en met april, mei tot en met augustus en september tot en met december. Deze perioden hebben betrekking op het moment van aanvragen, niet op het moment waarop het betreffende evenement plaatsvindt.
2. Er worden conform bovengenoemde periodes drie sluitingsdata voor het indienen van aanvragen gehanteerd: 1 januari, 1 mei, 1 september.
Artikel 9. Subsidieverlening
1. De adviescommissie brengt, met inachtneming van het in artikel 4 en 5 bepaalde, binnen 4 weken na het verstrijken van een sluitingsdatum advies over de aanvragen uit aan het college.
2. Het college beslist op de aanvraag tot subsidieverlening nadat de adviescommissie daaromtrent een advies heeft uitgebracht, doch uiterlijk binnen 8 weken na het verstrijken van een sluitingsdatum.
3. Indien het totaalbedrag van positief beoordeelde subsidieaanvragen in een periode het beschikbare bedrag overtreft, wordt er naar rato toegekend.
4. Indien het totaalbedrag van positief beoordeelde subsidieaanvragen in een periode lager is dan het beschikbare bedrag schuift het ongebruikte deel van het subsidieplafond door naar de volgende periode.
5. Het college kan de beslissing op een aanvraag met maximaal 4 weken verdagen.
Artikel 10. Weigeringsgronden
Onverminderd het bepaalde in de artikelen van de Asv wordt de subsidie in ieder geval geweigerd indien:
1. het evenement niet in de gemeente Assen plaatsvindt.
2. de aanvraag niet voldoet aan het bepaalde in deze regeling;
3. het evenement in absolute zin als onvoldoende worden beoordeeld op basis van de voor de betreffende aanvraag geldende beoordelingscriteria;
4. de kosten van de activiteiten niet in redelijke verhouding staan tot het aantal te bereiken personen;
5. een benodigde vergunning voor het evenement wordt geweigerd;
6. het te subsidiëren evenement in de plaats, datum en tijdstip concurrerend is geprogrammeerd met één of meer andere evenementen;
7. de aanvrager niet kan aantonen over voldoende organisatiekracht en inhoudelijke kwaliteit te beschikken;
8. het evenement in grote mate een partijpolitiek, godsdienstig of levensbeschouwelijk karakter heeft;
9. de aanvrager geen bij de Kamer van Koophandel ingeschreven rechtspersoon zonder winstoogmerk is;
10. de aanvrager ook zonder subsidieverstrekking kan beschikken over voldoende financiële middelen om de kosten van het evenement te dekken;
11. voor de activiteiten die in het kader van het evenement worden uitgevoerd reeds anderszins door het college subsidie is verleend.
Artikel 11. Verantwoording
1. Subsidiebedragen met een maximum van € 5.000 worden bij verlening geacht tegelijkertijd te zijn vastgesteld.
2. Voor subsidiebedragen met een maximum van € 5.000, - geldt dat de subsidieontvanger binnen acht weken na afloop van de activiteit een kort financieel en inhoudelijk verslag indient.
3. Subsidiebedragen hoger dan € 5.000 worden achteraf vastgesteld. Binnen 13 weken na afloop van de activiteit waarvoor subsidie is verleend dient de subsidieontvanger een aanvraag tot vaststelling in bij het college. Bij een aanvraag om vaststelling van de subsidie toont de aanvrager aan dat de activiteiten plaatsvonden en dat aan verplichtingen, die de gemeente aan de subsidie verbond is voldaan door toezending overlegging van een financieel en inhoudelijk verslag overeenkomstig de indeling van de aanvraag. Het college stelt
de eenmalige subsidie vervolgens binnen 8 weken vast.
4. Wijzingen in inhoud en opzet van het evenement, alsmede wijzigingen in begroting moeten direct worden gemeld aan de gemeente.
Artikel 12. Hardheidsclausule
1. In bijzondere gevallen kan het college de bepalingen in deze regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover toepassing, naar het oordeel van het college, zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard.
2. In gevallen waarin deze subsidieregeling niet voorziet, beslist het college.
Artikel 13. Overgangsrecht
1. Deze bepalingen zijn niet van toepassing op subsidies die vóór de inwerkingtreding van deze regeling zijn verleend.
2. Aanvragen waarop nog geen besluit is genomen voor de inwerkingtreding van deze regeling worden volgens deze regeling beoordeeld.
Artikel 14. Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.
Artikel 15. Intrekking
De Subsidieregeling Kunst en Cultuur en de Subsidieregeling Evenementen en Sport worden bij deze ingetrokken.