Na afloop van het evenement wordt door de meeste subsidieverstrekkers – overheden en fondsen - een inhoudelijke en financiële verantwoording gevraagd. In de meeste gevallen moet dit binnen 8 of 13 weken.
In het inhoudelijk verslag beschrijft u beknopt hoe het evenement is verlopen – hoe verliep de organisatie, hoeveel bezoekers zijn er geweest, was er media-aandacht, hoe waren de reacties etc.. Het is van belang om het verslag te relateren aan het ingediende plan; grote afwijkingen dienen in elk geval te worden verklaard. Het meesturen van eventuele berichten in de media wordt altijd op prijs gesteld en bekrachtigd vaak het verslag.
Bijvoorbeeld:
U heeft een subsidieaanvraag ingediend voor de realisatie van 5 theatervoorstellingen op een bijzondere locatie in Assen. Deze subsidieaanvraag is gehonoreerd. In het inhoudelijk verslag beschrijft u het aantal voorstellingen dat daadwerkelijk is gerealiseerd, of de voorstelling aan de verwachting voldeed, hoeveel bezoekers de voorstellingen hebben getrokken en wat de reacties waren.
In het financiële verslag geeft u een overzicht van de uitgaven en inkomsten die zijn gedaan voor de realisatie van de activiteiten. Het financiële verslag moet op dezelfde manier zijn opgesteld als de begroting, zodat de gerealiseerde bedragen direct kunnen worden gekoppeld aan de begrootte bedragen.
| Omschrijving | Begroot | Werkelijk |
| Regie | 5.000 | 4.000 |
| Productieleiding | 2.500 | 2.500 |
| Technici | 1.500 | 1.500 |
| Grafisch vormgever | 1.000 | 1.000 |
| Decorontwerp | 1.000 | 0 |
| Grime | 1.000 | 750 |
| Huur repetitieruimte | 1.000 | 766 |
| Materiaalkosten | 3.000 | 2.591 |
| Publiciteit | 3.000 | 3.748 |
| Logistiek locatie | 1.500 | 1.823 |
| Technische middelen | 6.000 | 2.377 |
| Repetitiekosten | 1.500 | 1.763 |
| Workshop | 1.000 | 1.000 |
| Administratie -en bureaukosten | 500 | 906 |
| Auteursrechten | 500 | 765 |
| Vrijwilligersvergoeding | 1.000 | 427.60 |
| Reiskosten | 500 | 0 |
| Onvoorzien / overig | 2.500 | 585,07 |
| Herinrichting speellocatie | 3.000 | |
| Positief resultaat | 1.221,33 | |
| Totaal uitgaven | 34.000 | 30.723 |
Toelichting
De resultaatrekening wijkt enigszins af van de begroting, maar de verschillen zijn redelijk minimaal (ongeveer 10%). De meest opvallende afwijkingen worden hieronder weergegeven:
- Decorontwerp heeft niets gekost, omdat de regisseur ervoor heeft gekozen om het bos als natuurlijke achtergrond in te zetten. Vormgeving van rekwisieten en kleding is onder auspiciën van de regisseur door vrijwilligers uitgevoerd.
- De post technische middelen is een stuk lager dan begroot; er bleek minder techniek noodzakelijk. Daar staat tegenover dat de speellocatie voor een deel heringericht moest worden.
- Reiskosten zijn voor de professionals inbegrepen in het honorarium. Spelers kwamen allen uit Assen of directe omgeving en voor hen zijn reiskosten niet vergoed.