Buitenlandse documenten, legalisatie en verificatie

De gemeente vraagt u soms om originele documenten te laten zien. Bijvoorbeeld als u zich wilt inschrijven, een kind wil erkennen of uw huwelijk of echtscheiding aanmeldt. Gaat het om buitenlandse documenten? Dan wil de gemeente zeker weten dat uw buitenlandse documenten echt en betrouwbaar zijn. Zorg daarom voor legalisatie of verificatie van uw document.

• Legalisatie betekent dat u officieel laat maken dat uw document echt is. Dit doet u in het land waar uw document vandaan komt.
• Verificatie betekent dat u laat controleren of de inhoud van uw document betrouwbaar is. Dit regelt u bij de gemeente.

U kunt alleen originele documenten laten legaliseren of verifiëren. Het gaat vaak om de volgende documenten:

• testament
• geboorteakte
• huwelijksakte
• echtscheidingsakte
• overlijdensakte
• rechterlijke uitspraak

Document legaliseren

Hoe u uw document legaliseert, hangt af van het land waar het document vandaan komt. Heeft Nederland een verdrag over legalisatie gesloten met dat land? Dan gaat legaliseren makkelijker.

Nederland heeft wél een verdrag met het land van uw document:

• Ga naar de Nederlandse ambassade of het Nederlands consulaat in het land waar uw document vandaan komt. Zij legaliseren uw document.
• Is het land aangesloten bij het Apostilleverdrag? Dan hoeft u alleen een apostillestempel op uw document te hebben. De apostillestempel vraagt u aan bij een officiële instantie in het land van uw document. Meestal is dit de minister van Veiligheid en Justitie of de minister van Buitenlandse Zaken.

Nederland heeft géén verdrag met het land van uw document:

• Laat uw document eerst legaliseren in het land waar uw document vandaan komt. Meestal kan dit bij het ministerie van Buitenlandse Zaken in dat land. Ga daarna naar de Nederlandse ambassade of het Nederlands consulaat in dat land. Zij legaliseren uw document nog een keer.

Document verifiëren

Vraag bij de gemeente om verificatie van uw document. De gemeente stuurt dan uw document naar het ministerie van Buitenlandse Zaken. Het ministerie laat dan controleren of de inhoud van uw document betrouwbaar is.

• het originele buitenlandse document

Legalisatie of verificatie van documenten kan enkele maanden duren. Dit hangt af van de lokale instantie die de documenten moet legaliseren of verifiëren.