De uitreiking gebeurt jaarlijks tijdens de Algemene gelegenheid - beter bekend als 'lintjesregen' - op de laatste werkdag voor Koningsdag. De uitreiking kan ook plaatsvinden tijdens een ‘Bijzondere gelegenheid’.
De minister bepaalt wie de onderscheiding uitreikt. Voor de officiële handeling van de uitreiking komen de volgende personen in aanmerking:
- de burgemeester
- de commissaris van de Koning
- de minister zelf
- een ambtenaar
- een persoon van een ander bestuursorgaan die onder de directe verantwoordelijkheid van een minister valt
- een bestuurder van een ander overheidslichaam, zoals van een waterschap
Bij de uitreikingen treden burgemeesters en commissarissen van de Koning op als vertegenwoordiger van de Kroon. De burgemeester draagt daarvoor zijn ambtsketen met het rijkswapen in plaats van het gemeentewapen aan de voorzijde.
Bij de koninklijke onderscheiding hoort naast het lintje ook een oorkonde. Hierin staat vermeld dat Zijne Majesteit de Koning bij koninklijk besluit aan de gedecoreerde een bepaalde graad van onderscheiding in 1 van de civiele orden heeft verleend. De oorkonde wordt ondertekend door de Kanselier der Nederlandse Orden.
