De Nederlandse overheid kan u vragen om een officieel en legaal document uit het buitenland. Bijvoorbeeld een geboorteakte, huwelijksakte of overlijdensakte. Zo’n document laat u legaliseren door de autoriteiten van het land waar het document vandaan komt. Dit is bijna altijd het ministerie van Buitenlandse Zaken in dat land.
Controleer de regels voor het land waar het buitenlandse document vandaan komt
Soms zijn er andere regels voor legalisatie omdat een land is aangesloten bij een legalisatieverdrag. In legalisatieverdragen staan afspraken over hoe landen elkaars officiële documenten accepteren. Controleer daarom altijd welke regels gelden voor het land waar het document vandaan komt. Op de websites van de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland vindt u per land informatie over legalisatie van documenten.
Is een land bijvoorbeeld aangesloten bij het Apostilleverdrag? Er is dan maar 1 legalisatie met een apostillestempelnodig voor documenten uit dat land. Dit gebeurt meestal door de minister van Justitie of Buitenlandse Zaken in dat land. Een overzicht van alle bevoegde autoriteiten per land (in het Engels) die een apostilletempel mogen afgeven, vindt u op de website van de Haagse Conferentie.
Na legalisatie door autoriteiten: naar Nederlandse ambassade of consulaat
Heeft u een legalisatie van de autoriteiten van het land waar het document vandaan komt? Dan moet u het document ook nog laten legaliseren door de Nederlandse ambassade of het Nederlandse consulaat in hetzelfde land.
In een aantal landen is het niet mogelijk of nodig om uw document te laten legaliseren bij de Nederlandse ambassade of het Nederlandse consulaat. Voor documenten uit bepaalde landen kan ook om een andere extra legalisatie worden gevraagd.
Op de websites van de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland vindt u de meest actuele informatie per land.
Bemiddeling door BZ bij legalisatie buitenlandse documenten
Heeft u de Nederlandse nationaliteit? Dan kan het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) in Nederland soms bemiddelen bij de legalisatie van buitenlandse documenten. Dit doet BZ door buitenlandse documenten voor u op te vragen en te laten legaliseren. Op de websites van de Nederlandse vertegenwoordigingen kunt u per land zien of dit mogelijk is.
Kan BZ voor u bemiddelen? U kunt dan een verzoek indienen bij het Consulair Dienstencentrum (CDC) van BZ.
Legalisatie van vertaling buitenlandse documenten
Is het document in een andere taal dan het Engels, Frans of Duits? Zorg dan voor een vertaling door een beëdigd vertaler. Wanneer een in Nederland beëdigd vertaler het document vertaalt, is legalisatie van de vertaling niet nodig. Heeft een in het buitenland beëdigde vertaler het document vertaald? Dan moet u de vertaling wel laten legaliseren. Legalisatie van alleen de vertaling is niet mogelijk zonder het gelegaliseerde originele document.
Nederlandse overheid accepteert uw gelegaliseerde document niet automatisch
De Nederlandse overheid accepteert niet automatisch uw gelegaliseerde buitenlandse akte als bewijs. Soms moet de overheid eerst onderzoeken of de inhoud van de akte wel klopt. De overheidsinstantie die om uw akte heeft gevraagd kan dan bijvoorbeeld aan u vragen om ook nog andere documenten te laten zien.
Ook kan de instantie uw gelegaliseerde akte eerst laten verifiëren in het land waar de akte vandaan komt. Bijvoorbeeld door aan de buitenlandse overheid te vragen of de gegevens in het buitenlandse register hetzelfde zijn als de gegevens in de akte.
