Meestal kunt u voor legalisatie van Nederlandse documenten (zoals een geboorteakte) terecht bij het Consulair Dienstencentrum (CDC) van het ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa). Sommige documenten kan het CDC meteen voor u legaliseren. Dit is afhankelijk van het land waar u het document wilt gebruiken. Maar ook van het soort document.
Controleer de regels voor het land waar u het document wilt gebruiken
Een land kan aangesloten zijn bij een legalisatieverdrag. Dit kunt u zien op de website van de Nederlandse vertegenwoordiging in het land waar u het document wilt gebruiken. In legalisatieverdragen staan afspraken over hoe landen elkaars officiële documenten accepteren.
Is een land bijvoorbeeld aangesloten bij het Apostilleverdrag? Er is dan maar 1 legalisatie nodig door middel van een apostillestempel.
Soort document dat u wilt laten legaliseren
Er zijn documenten waarvoor andere instanties dan het CDC een extra legalisatie moeten doen. Bijvoorbeeld een rechtbank. En soms moet u uw document eerst laten vertalen. Meer informatie over de legalisatie van verschillende soorten documenten vindt u in de ‘Lijst van legalisatiedocumenten voor gebruik in het buitenland’.
Na legalisatie door CDC naar ambassade of consulaat
Is uw document door het CDC gelegaliseerd? De ambassade of het consulaat van het land waar u het document wilt gebruiken, doet dan de laatste legalisatie.
Op de website van de ambassade of het consulaat van het land in Nederland staat hoe dit in zijn werk gaat. Het CDC kan u hierover ook informeren. Hierna is uw document klaar.
Aandachtspunten legalisatie door CDC
Bij legalisatie van Nederlandse documenten door het CDC is er een aantal aandachtspunten:
- U moet een origineel en ondertekend document aanbieden dat in Nederland is afgegeven. Ook mag het document niet langer dan 1 jaar geleden zijn afgegeven.
- Er zijn documenten die eerst door een andere instantie moeten worden gelegaliseerd voordat het CDC kan legaliseren, bijvoorbeeld een rechtbank of de Dienst Uitvoering Onderwijs.
- Een document dat in Nederland is opgesteld in een vreemde taal moet u eerst laten vertalen door een beëdigd vertaler. Dit geldt niet voor Frans, Duits of Engels.
- Het CDC legaliseert alleen vertalingen die door een in Nederland beëdigd vertaler zijn opgesteld. Voordat het CDC een vertaling van een Nederlands document kan legaliseren, moet de handtekening van de beëdigd vertaler door een rechtbank zijn gelegaliseerd. Wanneer u een vertaling laat legaliseren moet u (een kopie van) het Nederlandse document inleveren of opsturen.
- Het CDC legaliseert de gewaarmerkte kopie en/of vertaling (gemaakt door een in Nederland beëdigd vertaler) van een buitenlands document naar een vreemde taal onder 1 voorwaarde. U moet dan het originele buitenlandse document bijvoegen. Dit document moet een legalisatie bevatten door een apostille of de voor Nederland vereiste legalisatieketen. Dit is afhankelijk van het land van herkomst van het document.
- De gewaarmerkte notariële kopie van een in Nederland afgegeven document moet eerst door een rechtbank worden gelegaliseerd voordat het CDC kan legaliseren.
- Voor een vertaling van een buitenlands document naar het Nederlands die is gemaakt door een in Nederland beëdigd vertaler is geen legalisatie nodig. Het CDC legaliseert deze vertaling dus ook niet.
- Voor documenten die zijn afgegeven binnen het Koninkrijk der Nederlanden is geen legalisatie nodig voor gebruik in andere delen van het Koninkrijk. Documenten uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten en de eilanden van Caribisch Nederland hoeft u dus niet laten legaliseren.
- Het CDC legaliseert alleen documenten die volledig zijn. Het CDC kan daarom vragen om achterliggende documenten of bijlagen wanneer hier in de tekst van het document naar wordt verwezen.
Meer informatie over legalisatie door het CDC en de kosten hiervan vindt u op de adrespagina van het CDC.
CDC legaliseert niet alle documenten
Het CDC legaliseert niet alle documenten. U kunt bijvoorbeeld de volgende documenten niet laten legaliseren door het CDC:
- documenten, afgegeven door een ambassade of een consulaat, die in Nederland juridisch ongeldig zijn. Zoals een consulaire echtscheiding;
- documenten met een verklaring dat goederen niet in Israël zijn geweest of gemaakt;
- niet-Joodverklaringen of andere vormen van religieverklaringen, zoals christen-verklaringen of doopbewijzen;
- documenten met een stempel ‘seen by’/‘gezien door’ of ‘seen for copy’/‘gezien voor kopie’.
