Evenement organiseren

Als u een evenement wilt organiseren, hebt u een vergunning nodig van de gemeente. Dit geldt bijvoorbeeld voor een braderie, kermis, optocht of festival. Voor kleine evenementen, zoals een straatfeest of een buurtbarbecue, is een melding doen bij de gemeente vaak al genoeg.

Vul onderstaande checklist evenementen in.

Aan het eind van de checklist leest u of u een vergunning voor uw evenement moet aanvragen of dat een melding voldoende is.

• Particulieren loggen in met DigiD.
• Bedrijven (organisaties) loggen in met eHerkenning.

(externe link) 

 (externe link)

Doe meteen de vergunningcheck

Vraag de evenementenvergunning aan

U vraagt de vergunning voor een groot evenement aan bij de gemeente. Doe dit ongeveer 12 weken van tevoren.

Ook de melding van een klein evenement doet u bij de gemeente. Doe dit ongeveer 6 weken van tevoren.

Doe meteen de vergunningcheck

Vraag de evenementenvergunning aan

Het kan zijn dat u nog andere vergunningen of ontheffingen moet aanvragen. Bijvoorbeeld een parkeerontheffing of ontheffingen voor het schenken van alcohol of het afsteken van vuurwerk.

Bij het aanvraagformulier moet u de volgende bijlagen toevoegen:

• een volledig programmaoverzicht met daarop aangegeven de begin- en eindtijden en locatie van ieder evenement apart
• een ingetekende plattegrond van het evenemententerrein waarop alle objecten (podia, kramen, attracties) die u wilt plaatsen duidelijk zijn aangegeven. Ook moet de locatie van de EHBO en de vluchtroutes hierop staan.
• als het evenement in een gebouw is, moet dit ook op de plattegrond aangegeven te worden:
  • de armaturen van nood- en transparantverlichting (aangeven welke soort installaties aanwezig zijn)
  • de (nood)uitgang(en) en breedten
  • vluchtroute
  • een opstellings-/stoelenplan
  • blusvoorzieningen (plaats, aantal en type aangeven)
• een veiligheidsplan
• een ontruimingsplan
• een kwaliteitsverklaring van het tentdoek van de feesttenten e.d
• technische gegevens van de aggregaten
• constructietekeningen van de podia en/of tribunes
• een post- en takenplan en een verzamellijst met namen van verkeersregelaars
• communicatieverbindingsschema
• bewakingsschema
• een lijst met namen en telefoonnummers van contactpersonen tijdens het evenement in geval van calamiteiten

Servicenormen

De gemeente wil helder zijn over wat u van ons mag verwachten. De servicenormen zijn duidelijk beloften over onze producten en diensten. Als u een aanvraag voor een evenementenvergunning indient, nemen wij binnen 6 weken een besluit. Als u uw aanvraag in maart, april, mei of augustus indient, nemen wij binnen 8 weken een besluit.

U kunt een vergunningcheck doen om te zien of u een vergunning aan moet vragen of dat een melding voldoende is. 

In een evenementenvergunning wordt verwezen naar de 'Handreiking advisering op brandveiligheid bij evenementen'. Hierin staan alle brandveiligheidsvoorschriften voor evenementen van de brandweer Hollands-Midden. U vindt deze handreiking op de website van de VRHM(externe link).