Studiezaalreglement

Openingstijden

Bekijk de actuele openingstijden van de studiezaal in de Digitale balie op de openingstijden en contactgegevens pagina op deze website.

Bezoekersregistratie

Een bezoeker meldt zich voor elk bezoek bij de studiezaalambtenaar. Degene die voor het eerst in een kalenderjaar de studiezaal bezoekt, dient een bezoekersregistratieformulier in te vullen. Deze gegevens worden conform de Wet bescherming persoonsgegevens uitsluitend gebruikt voor statistische doeleinden.
Op verzoek moet een bezoeker zich kunnen legitimeren door middel van een geldig identiteitsbewijs.
Door ondertekening van het formulier verklaart de bezoeker akkoord te gaan met het studiezaalreglement.

Orde, rust en Veiligheid

De bezoeker heeft uitsluitend toegang tot de publieksruimtes.
Naar de studiezaal mogen worden meegenomen een schrijfblok, schrijfgerei en een laptop (zonder hoes). Voorts persoonlijke bezittingen, zoals portemonnee, bril en sleutels. Alleen met toestemming van de studiezaalambtenaar mogen eigen ordners en boeken naar de studiezaal worden meegenomen.
In de studiezaal zijn jassen en tassen, hieronder zijn ook handtassen en attachékoffers begrepen, niet toegestaan. Een garderobe met afsluitbare kluisjes is aanwezig. De sleutel van de kluisjes is te verkrijgen bij de studiezaalambtenaar.
In het gebouw waar de studiezaal is gevestigd geldt een rookverbod. In de studiezaal mag niet worden gegeten of gedronken. Dit geldt ook voor snoepgoed en kauwgum. Eigen consumpties kunnen in de koffiehoek op de gang waaraan de studiezaal is gelegen, worden genuttigd.
In de studiezaal is zoveel mogelijk stilte vereist. De medebezoekers mogen zo min mogelijk worden gestoord. Daarom mag alleen met de studiezaalambtenaar en niet met de overige aanwezigen over het archiefonderzoek worden gesproken. Het gebruik van mobiele telefoons is in de studiezaal verboden. Het gebruik van geluidsdragers als radio’s en iPods zijn eveneens verboden. Voor filmen, fotograferen of het maken van geluidsopnamen in de studiezaal is toestemming vereist van de studiezaalambtenaar.
Huisdieren worden niet toegelaten.
In geval van een calamiteit of rampenoefening dienen de instructies van de studiezaalambtenaar of van een lid van de bedrijfshulpverlening te worden opgevolgd.

Aanvragen van stukken

Het raadplegen van de door het Gemeentearchief Zeist beheerde archieven en collecties is kosteloos. Archiefstukken en stukken uit de collecties dienen te worden aangevraagd door middel van een aanvraagformulier. Elk formulier dient nauwkeurig en volledig te worden ingevuld. Per aanvraagformulier kunnen drie archiefnummers of stukken uit de collecties worden aangevraagd. Het ingevulde formulier overhandigt men aan de studiezaalambtenaar. Een volgende aanvraag wordt pas in behandeling genomen, wanneer hetgeen bij de vorige aanvraag is verstrekt, is ingeleverd.
Voor de ochtendopenstelling kunnen tot 12.00 uur en voor de middagopenstelling kunnen tot 16.00 uur stukken worden aangevraagd.

Gebruik van archieven en collecties

Archiefstukken en stukken uit de collecties mogen alleen in de studiezaal worden ingezien. Er worden geen archiefstukken en stukken uit de collecties uitgeleend.
Indien archiefstukken in een te slechte staat verkeren, nog niet openbaar zijn of omdat het archief nog niet geïnventariseerd is, dan worden deze niet ter inzage gegeven. Archiefstukken met beperkende bepalingen ten aanzien van de openbaarheid die onder voorwaarde ter inzage worden gegeven, mogen niet aan andere bezoekers worden getoond.
Met de ter inzage gegeven archiefstukken en stukken uit de collecties dient zorgvuldig te worden omgegaan. De stukken dienen plat op de tafel te worden gelegd. Indien ingebonden delen worden geraadpleegd, dit geldt ook voor ingebonden jaargangen van kranten, moet men deze zo min mogelijk op de banden en ruggen laten steunen. De stukken en de dozen mogen niet op de grond worden neergelegd of neergezet.
Archiefstukken en stukken uit de collecties mogen op geen enkele wijze worden beschadigd. Op de archiefstukken en de stukken uit de collecties mogen geen aantekeningen worden geplaatst. Zij mogen niet worden gevouwen. Labels, nietjes, paperclips of ander hechtmaterialen mogen niet van de archiefstukken worden verwijderd of toegevoegd. Losse archiefstukken mogen niet opnieuw worden geordend en er mogen geen stukken worden toegevoegd of verwijderd.
Bij het maken van aantekeningen mag het gebruikte papier niet op, maar moet het naast de geraadpleegde stukken worden gelegd. Bij het gebruik van een laptop mag deze niet op de stukken worden neergezet.
Het bijwijzen in de stukken met vingers, potloden, ballpoints, vulpennen of ander schrijfgerei is verboden. Tevens moet er op worden gelet dat men de vingers niet bevochtigt bij het omslaan van de bladen. Het is niet toegestaan een arm op de stukken te leggen of op de stukken te leunen.

Kopieën en foto’s van stukken uit archieven en collectie

Alle archiefstukken kunnen worden gekopieerd, tenzij de grootte en/of de dikte, de materiële toestand, rechten van derden of een beperking op de openbaarheid dit niet toelaten. Dit is ter beoordeling van de studiezaalambtenaar. Voorts mogen charters, liassen, kaarten en kranten niet worden gekopieerd. In alle andere gevallen kunnen fotokopieën tegen het geldende tarief worden geleverd. Van de bouwtekeningen kunnen lichtdrukken worden besteld. Desgewenst kunnen van archiefstukken die niet voor fotokopiëring in aanmerking komen zelf foto’s zonder flits worden gemaakt. Zelf fotokopiëren is niet toegestaan. Voor het ophalen of toezenden van aangevraagde fotokopieën en lichtdrukken wordt een afspraak gemaakt met de studiezaalambtenaar.
Voor de geldende tarieven voor kopieën en lichtdrukken wordt verwezen naar de tarieventabel behorende bij de Legesverordening van de gemeente Zeist.

Gebruik van gemicroficheerde en gedigitaliseerde bestanden

Voor het raadplegen van gemicroficheerde archiefbestanden dient men gebruik te maken van de microfiches en van de in de studiezaal geplaatste leesapparaat. Bij raadpleging van de microfiches is het gebruik van een zogenaamde insteekkaart verplicht. Deze wordt verstrekt door de studiezaalambtenaar. Fotokopieën kunnen met behulp van de readerprinter worden gemaakt.
Stukken die gemicroficheerd of gedigitaliseerd zijn, worden niet meer in origineel ter inzage gegeven. In bijzondere gevallen kan de studiezaalambtenaar besluiten toch het origineel ter beschikking te stellen.

Computers

Op de in de studiezaal geplaatste computer voor bezoekers kunnen diverse overzichten, bestanden en databases worden ingezien. Afdrukken hiervan kunnen met medewerking van de studiezaalambtenaar worden gemaakt.

Slotbepaling

Bij twijfel over de interpretatie van deze regels beslist in eerste instantie de studiezaalambtenaar. Beroep is mogelijk bij de gemeentearchivaris of diens plaatsvervanger.