Uitleg subsidies

Informatie bedoeld voor mensen, die namens een instelling (stichting of vereniging) willen weten hoe ze een subsidie bij de gemeente Zeist aan moeten vragen. Ook leest u hier hoe wij uw aanvraag behandelen.

Deze informatie is een toelichting op de formele bepalingen rondom subsidie-verstrekking door de gemeente Zeist, die vastgelegd zijn in hoofdstuk 4 van de Algemene wet bestuursrecht en in de Algemene subsidieverordening gemeente Zeist 2011. Deze algemene subsidieverordening beschrijft de procedures en voorschriften rondom subsidieverlening in detail. Daarnaast zijn er voor een aantal specifieke beleidsterreinen beleidsregels opgesteld
Dit geldt voor Amateurkunst, Bewonersorganisaties, Incidentele activiteiten kunst en cultuur, Jeugdsport, Integratie- en participatie, Flexsport, Investeringssubsidies, Onkostenvergoeding vrijwilligerswerk en Peuterspeelzaalwerk.

Wat is subsidie?

Bij subsidie gaat het er om dat de gemeente aan organisaties (een enkele keer aan particulieren) geld beschikbaar stelt voor activiteiten, die zij in het belang acht van de gemeente en/of haar inwoners.
Formeel: subsidie is “de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt, met het oog op bepaalde activiteiten, anders dan betaling voor geleverde goederen of diensten aan het bestuursorgaan”.

De gemeente Zeist verstrekt subsidies op de volgende terreinen:

welzijn en zorg
educatie
kunst en cultuur
sport en recreatie
sociaal cultureel werk
onderwijs
openbare orde en veiligheid

Of de activiteiten van uw organisatie door de gemeente Zeist gesubsidieerd worden, hangt af van het actuele gemeentelijke beleid. In het gemeentelijk beleid legt de gemeenteraad vast welke maatschappelijke doelen zij wil bereiken. De activiteiten van uw organisatie moeten logisch samenhangen met die maatschappelijke doelen, om voor subsidie in aanmerking te komen.

Welke subsidiesoorten verstrekt de gemeente Zeist?

Structurele subsidies

Dit zijn subsidies waarbij een belang wordt gehecht aan de continuiteit van de activiteit. Er wordt een onderscheid gemaakt op basis van de hoogte van de subsidie. Naarmate het bedrag hoger is, moet aan meer verplichtingen voldaan worden.

Eenmalige subsidies

Dit zijn subsidies die verstrekt worden voor eenmalige activiteiten. Dit kunnen bijvoorbeeld activiteiten zijn op het gebied van sport of cultuur.

Aanvragen van subsidie

De organisatie kan slechts in aanmerking komen voor subsidie als deze schriftelijk is aangevraagd. Voor het aanvragen van subsidie zijn formulieren ontwikkeld, die u kunt downloaden.

Wat moet u doen?

U moet altijd een volledig ingevuld algemeen aanvraagformulier indienen.
Voor een structurele subsidie in een bepaald jaar, moet u uiterlijk 30 juni van het jaar daarvóór een aanvraag ingediend hebben. Voor een aantal specifieke groepen zijn er regelingen, evenals voor een aantal eenmalige subsidies.
Voor éénmalige subsidies moet u uw aanvraag minimaal acht weken vóór het begin van de activiteiten ingediend hebben.
Bij de aanvraag moet u aangeven voor welke activiteiten u subsidie aanvraagt. Deze activiteiten moet u vermelden in een activiteitenplan.
Bij dat activiteitenplan moet u ook een activiteitenbegroting indienen. Daarin maakt u voor iedere activiteit duidelijk welke kosten en opbrengsten u verwacht.
Ook moet bij bepaalde aanvragen een bewijs van inschrijving van de Kamer van Koophandel met inschrijfnummer meegestuurd worden.
Als u voor de eerste keer een subsidie aanvraagt bij de gemeente Zeist, moet u ook een actueel overzicht van de financiële situatie van uw organisatie (laatste jaarrekening), een kopie van uw statuten en een opgave van de bestuurssamenstelling indienen. Bij veranderingen dient u ons op de hoogte te houden.

Wat doen wij met uw aanvraag?

Als u de aanvraag heeft ingediend zal de gemeente deze onder andere beoordelen op de volgende punten:

Is de aanvraag op tijd ingediend?
Zijn de formulieren juist en volledig ingevuld?
Zijn de juiste stukken bijgevoegd?

Zodra de gemeente aangeeft dat er onduidelijkheden zijn of het formulier onvolledig ingevuld is, moet u ons zo snel mogelijk de aanvullende informatie toesturen.

Als alle gegevens in orde zijn wordt uw aanvraag inhoudelijk beoordeeld:

Passen de activiteiten in het gemeentelijk beleid?
Welke bijdrage leveren de activiteiten naar verwachting aan de doelstellingen van dat beleid?
Is er geld beschikbaar.

Na de inhoudelijke beoordeling wordt vastgesteld of de aanvraag wordt gehonoreerd.
Bij honorering wordt bepaald welke subsidiesoort gehanteerd wordt en welk bedrag er toegekend wordt.

Verlening of weigering

Als er een beslissing is genomen over uw subsidieaanvraag ontvangt u daarvan schriftelijk bericht: een beschikking.
Bij een structurele subsidie ontvangt u de beschikking uiterlijk zes weken na de vaststelling van de gemeentebegroting (vaststelling in november).
Bij een éénmalige subsidie of een investeringssubsidie ontvangt u uiterlijk zes weken nadat u de aanvraag heeft ingediend bericht.
Bij honorering van uw aanvraag wordt in de beschikking vermeld voor welke activiteiten u subsidie ontvangt en op welk bedrag u maximaal aanspraak kunt maken.
Daarnaast staat in de beschikking onder welke voorwaarden de subsidie wordt verleend, aan welke verplichtingen u moet voldoen en welke voorschriften u moet naleven.
Bij afwijzing wordt in de beschikking aangegeven waarom uw activiteit niet voor subsidie in aanmerking komt.
Wanneer u het niet met de beslissing eens bent, kunt u hiertegen bezwaar aantekenen. De beslissing op uw aanvraag wordt dan nog eens bekeken. Hoe u bezwaar kunt aantekenen, staat in de door u te ontvangen beschikking.

Betaling

In de subsidiebeschikking staat hoe en wanneer u het geld ontvangt.

De vaststelling: verantwoording en eindbeoordeling

In de beschikking staat hoe en wanneer u de subsidie moet verantwoorden. Meestal moet u een verslag van de gesubsidieerde activiteiten en overzicht van de kosten en opbrengsten bij de gemeente indienen. Op basis van de verslagen bepaalt de gemeente of u de subsidie besteed heeft aan waarvoor het bedoeld was. Wat u in de verslagen moet opnemen, staat in de subsidieverordening en/of in de beschikking. In de regel wordt bij subsidies boven de € 150.000,00 een accountantsverklaring gevraagd.

Op basis van deze verslagen bepaalt de gemeente:

of u de subsidie terecht hebt ontvangen
of u naast de voorschotten nog recht hebt op uitbetaling
of u wellicht te veel hebt ontvangen aan voorschotten en u subsidiegeld moet terugbetalen

Het bezwaar

Als u het niet eens bent met de beslissing, zoals die in de beschikking bekend gemaakt is, kunt u het volgende doen. Dit geldt dus zowel voor het moment waarop de subsidie is toegekend of afgewezen wordt, als op het moment dat de subsidie vastgesteld wordt. Op de beschikking staat wat u moet doen als u bezwaar wilt maken.

Uiteraard is het verstandig te informeren waarom de beslissing anders is uitgevallen dan u had verwacht of gehoopt.

Nadere informatie

Mocht u na het lezen van deze informatie nog vragen hebben, neemt u dan contact op met de gemeente Zeist, afdeling Maatschappelijke Zaken, postbus 513, 3700 AM Zeist, telefoonnummer 14 030. Tevens kunt u een e-mail sturen naar: [email protected]