Hoe vergadert de raad?

De gemeenteraad probeert in zijn vergaderingen zoveel mogelijk ruimte te beiden aan het contact tussen Zeistenaren en raadsleden. Het besluitvormingsproces is daarom geknipt in drie fases: informeren, debatteren en besluiten.

Een vergadercyclus kent dus drie soorten vergaderingen. De eerste is De Ronde Tafel (informatiefase), dan volgt Het Debat (meningsvorming door de politiek) en tot slot is er De Raadsvergadering (de besluitvorming). Daarnaast is door de raad De Inloop ingevoerd als gespreksmogelijkheid om een onderwerp of zaak onder de aandacht van de raad te brengen. Na iedere vergadering hebben de raadsfracties een week de tijd voor intern overleg (het fractieberaad). U leest er hieronder meer over.

Elders op deze site leest u wanneer welke vergaderingen worden gehouden en wat de onderwerpen zijn.

Niet alle voorstellen doorlopen de hele vergadercyclus.

Overigens doorlopen lang niet alle raadsvoorstellen de drie fases van De Ronde Tafel, Het Debat en De Raad. Soms kan de Ronde Tafel worden overgeslagen en wordt een voorstel direct behandeld in Het Debat of gaat het zelfs rechtstreeks naar De Raad, voor besluitvorming. Het Raadspresidium, waarin een aantal raadsleden zitting heeft, bepaalt welke fases van een vergadercyclus een voorstel moet doorlopen.

1: de Ronde Tafel (informatiefase) 

Dit is de eerste stap in het besluitvormingsproces van de raad over een concreet voorstel. Die voorstellen zijn meestal voorbereid door het college van burgemeester en wethouders. Soms zijn het initiatiefvoorstellen van de raad zelf.

Tijdens de Ronde Tafel kunnen inwoners, ondernemers en instellingen de raad vertellen hoe zij tegen het betreffende voorstel aankijken. Ook de betrokken wethouder(s), ambtenaren en eventuele andere deskundigen zijn aanwezig om een toelichting te geven. Raadsleden kunnen hen ook vragen stellen.

De raad nodigt per onderwerp de betrokken personen en organisaties actief uit om mee te praten.

Tijdens de Ronde Tafel vindt er nog geen debat tussen raadsleden plaats. Ook dragen raadsleden nog geen politieke mening uit over het voorstel. De raadsleden nemen de informatie die ze hebben gehoord, mee naar de volgende fase: het interne overleg met hun politieke fractie. Daar bepalen ze het standpunt van de fractie over het voorstel.

Voor de Ronde Tafel wordt de raad meestal in maximaal drie groepen verdeeld: de commissie Ruimte, de commissie Bestuur en de commissie Samenleving. Elke groep laat zich informeren over één of meer van de voorstellen. Het is mogelijk dat ze dat gelijktijdig doen, in verschillende ruimtes in het gemeentehuis.

De belangrijkste onderwerpen worden echter door de hele raad in één (gezamenlijke) Ronde Tafel behandeld.

Aanmelden: Als u zich bij een voorstel of onderwerp betrokken voelt, kunt ook u zich aanmelden om mee te praten. U kunt dat doen tot de ochtend waarop het voorstel wordt behandeld. Neemt u dan contact op met de raadsgriffie, via telefoon 14 030 of [email protected].

2: het Debat (De meningsvorming) 

Tijdens het Debat wisselen de raadsleden politieke opvattingen en meningen uit met elkaar én met het college van burgemeester en wethouders. Men bediscussieert de ‘voors en tegens’ van een voorstel en probeert elkaar te overtuigen. Zo proberen fracties een politieke meerderheid te vinden voor of tegen het voorstel, of voor het aanbrengen van wijzigingen in het voorstel.

Tijdens het Debat kunnen personen en organisaties de raadsleden niet meer toespreken. Wel kunnen de pauzes nog worden benut om in contact te treden met de politieke partijen, om te praten over de ingenomen standpunten en om ondersteunende argumenten of tegenargumenten aan te dragen.

Aan het eind van de debatronde vraagt de burgemeester (voorzitter van de raad) of de raad voldoende weet om in een volgende vergadering een besluit te kunnen nemen over het voorstel.

Voor het Debat wordt de raad meestal in maximaal drie groepen verdeeld: de commissie Ruimte, de commissie Bestuur en de commissie Samenleving. Elke groep debatteert over één of meer van de voorstellen. Het is mogelijk dat ze dat gelijktijdig doen, in verschillende ruimtes in het gemeentehuis.

De belangrijkste onderwerpen worden echter door de hele raad in één (gezamenlijke) vergadering bediscussieerd.

3: de Raadsvergadering (besluitvorming)

Tijdens de Raadsvergadering stemmen de raadsleden over de voorstellen. Ze discussiëren er dus niet meer over. In een stemverklaring kunnen de politieke fracties nog wel aangeven waarom zij voor of tegen stemmen. Ook kunnen raadsleden nog wijzigingen op het voorstel indienen (amendementen). Daarnaast kunnen raadsleden moties indienen. Een motie is een verzoek van de gemeenteraad aan het college van burgemeester en wethouders om iets te doen of juist niet te doen. Een motie kan gaan over een onderwerp dat op de agenda van de raad staat. Maar met een motie kan men niet de inhoud van een voorstel wijzigen. Het college kan besluiten een motie niet uit te voeren, maar naast zich neer te leggen. De raad stemt over de ingediende amendementen en moties.

Deze besluitvormende vergadering is de laatste stap in de vergadercyclus.

De Inloop (open oriëntatie)

Tijdens de Inloop hebben inwoners, ondernemers en instellingen de gelegenheid om bij de aanwezige politieke partijen een willekeurig onderwerp aan de orde te stellen of over dat onderwerp een korte presentatie te geven. Het doel kan zijn om de raad te vragen:

• een (nieuw) onderwerp op de agenda van de raad te plaatsen

• om bestaand beleid aan te passen

• er bij het college van burgemeester en wethouders op aan te dringen om de uitvoering van beleid aan te passen (want veel keuzes in de uitvoering worden door het college gemaakt en niet door de raad zelf)

De inwoners, ondernemers en instellingen bepalen dus ook de gespreksonderwerpen bij de Inloop. De raadsleden luisteren wegen daarna af of ze het naar voren gebrachte onderwerp willen omzetten in bijvoorbeeld een vraag aan het college of een initiatiefvoorstel.

Aanmelden: Als u gebruik wilt maken van De Inloop, die maandelijks staat ingepland, meldt u dat dan uiterlijk een week van tevoren bij de raadsgriffie via  het vijfcijferige telefoonnummer 14 030, of per e-mail: [email protected]  

De vergadercyclus schematisch

Schematische ziet de vergadercyclus er als volgt uit. De vijf kolommen stellen de vijf weken van de vergadercyclus voor waarvan twee weken (wit) tijd is gereserveerd voor fractieberaad. Er vinden dan geen openbare vergaderingen plaats.

In de eerste week van de behandelcyclus vindt De Ronde Tafel plaats. Op diezelfde avond wordt ook De Raad van de daaraan voorafgaande behandelcyclus gehouden. In de pauzes is er gelegenheid voor burgers om de politiek te spreken. In de tweede week is er geen openbare vergaderavond, maar hebben de raadsfracties de mogelijkheid om intern te overleggen. In de derde week vinden De Inloop en Het Debat plaats. Ook tijdens deze avond zijn er pauzes om contact tussen Zeistenaren en raadsleden mogelijk te maken. De vierde week is weer bestemd voor intern overleg van de fracties, waarna in week vijf de cyclus zich weer herhaalt met De Raad en De Ronde Tafel.