rv 2006-051 vergadermodel bijlage

Het Zeistervergadermodel voor de raad: Avondje (‘t) Rond.

1. Inleiding

Gestimuleerd door de ontwikkeling van alternatieve vergadermodellen voor de raad in het land heeft de gemeenteraad in 2005 bij verschillende gelegenheden uitgesproken te willen komen tot een herbezinning op de vorm van commissie- en raadsvergaderingen. Vanaf januari 2006 is in de werkgroep dualisering in een drietal sessies gesproken over de contouren van een vernieuwend Zeister vergadermodel. Deze bijeenkomsten werden begeleid door de regioconsulent Vernieuwingsimpuls, mevrouw M.C. van de Plasse. Na een eerste oriëntatie op de verschillende theoretische modellen heeft de werkgroep een richting aangegeven van het gewenste model. Het in deze notitie voorgestelde model is gebaseerd op de uitkomsten van de werkgroep, alsmede de reacties na de presentatie in de commissie Bestuur door de griffier op 11 april jl.

De werkgroep dualisering heeft als doel voor het nieuwe vergadermodel uitgesproken dat het de betrokkenheid van burgers en instellingen bij de Zeister politiek dient te vergroten, dat het de efficiëntie van de vergaderingen vergroot en dat het bijdraagt aan verbetering van de kwaliteit van besluitvorming.

2. Verschillende modellen in het land.

Het eerste voorbeeld van een vernieuwend vergadermodel was de welbekende Politieke Markt in Almere. Daarna zijn vele gemeenten gevolgd met een eigen variant van een vernieuwend vergadermodel, bijvoorbeeld de gemeente Voorst met het Voorster model. De ervaringen met deze modellen wijzen uit dat een vernieuwende vorm van vergaderen zeer op prijs wordt gesteld door de bevolking en dat de belangstelling toeneemt. Of dit effect ook op de langere termijn zal standhouden is nog niet bekend.

Er is een grote verscheidenheid aan modellen ontwikkeld, maar een (bijna) universeel kenmerk is toch wel dat het besluitvormingsproces wordt “ontrafeld” in een drietal fasen die ook duidelijk gescheiden worden doorlopen. Het betreft:

1. Informatiefase (ook wel beeldvorming genoemd). In deze fase gaat het om lezen en luisteren

2. Meningsvorming. In deze fase gaat het om spreken en debatteren

3. Besluitvorming, waarbij het gaat om het stemmen.

3. Een Zeister model: Avondje (‘t)Rond

O

*

*

p basis van de besprekingen in de werkgroep dualisering en een nadere oriëntatie op bijvoorbeeld het Voorster model wordt voorgesteld om in Zeist te experimenteren met de hierna geschetste opzet genoemd “Avondje(‘t)Rond”. De opzet is slechts globaal en zal flexibel worden toegepast, afhankelijk van het aantal en het soort te bespreken voorstellen. Bovendien zal na elke ronde de begeleidingsgroep afwegen of het nodig is zaken aan te passen.

Voor de herkenbaarheid hebben de 3 fasen van het besluitvormingsproces een naam gekregen. Hierna worden ze genoemd: De Ronde Tafel (fase 1), Het Debat (fase 2) en De Raad (fase 3). Daarnaast is er nog een soort 0 fase genoemd De Inloop, waarbij burgers en instellingen de gelegenheid krijgen om een willekeurig onderwerp aan de orde te stellen of een presentatie te verzorgen.

H

*

et uitgangspunt is dat de verschillende fasen worden verdeeld over twee avonden, verdeeld over 3 weken. Bij voorkeur is dit een vaste avond.

De eerste week van de cyclus begint met een interactieve avond waarbij het vergaren van informatie centraal staat, avond A. Op deze avondvinden De Inloop, De Ronde tafel en zo mogelijk Het Debat een plaats. Een mogelijke schematische indeling van de beide avonden vindt u hierna in het voorstel.

Er vinden twee parallelle sessies tegelijkertijd plaats, waardoor efficiënter wordt omgegaan met vergadertijd. Geprobeerd zal worden te voorkomen dat bijvoorbeeld twee ruimtelijke onderwerpen of twee “samenlevings’ onderwerpen tegelijkertijd behandeld worden, maar helemaal uit te sluiten is dit niet.

De behandeling van een onderwerp begint op een vooraf bekend gemaakt tijdstip, ook als de bespreking van het vorige onderwerp nog niet geheel afgerond is. Dat onderwerp wordt dan geagendeerd voor een volgende ronde, 3 weken later.

De tweede week van de cyclus wordt er niet vergaderd. Deze week kan worden gebruikt voor fractieoverleg.

De tweede avond staat in het teken van debat en besluitvorming. Op deze avond B vindt in ieder geval De Raad plaats. Dit onderdeel is plenair, zodat het niet mogelijk is om te werken met parallelle sessies. Hieraan voorafgaand wordt Het Debat ingepland. De werkgroep dualisering adviseert om Het Debat mogelijk te maken zowel in een parallelsessie als in de plenaire vergadering. Daar waar het om politiek zeer belangrijke voorstellen gaat (bijvoorbeeld de begroting, of een belangrijk bestemmingsplan) wordt Het Debat plenair – dus in de voltallige raadsvergadering – gevoerd. In andere gevallen kan Het Debat plaatsvinden in een parallelle sessie, wat de efficiëntie van het vergaderen ten goede komt. Het Presidium bepaalt vooraf of Het Debat zal plaatsvinden in een plenaire- of deelsessie.

Mogelijke indeling van het Avondje (‘t)Rond

Avond A (week 1)

19.30 – 20.00 uur De Inloop (raadszaal)

20.00 – 21.00 uur De Ronde tafel (raadszaal + kamer 2)

21.00 – 21.30 uur PAUZE (informele contacten)

21.30 – 22.30 uur De Ronde tafel (kamer 2) / Het Debat (raadszaal)

f

*

ractieoverleg (week 2) aan de orde kunnen komen de voorstellen voor Het Debat en De Raad en de
nieuwe voorstellen voor de volgende Ronde Tafel.

Avond B (week 3)

19.30 – 20.30 uur Het Debat (kamer 2 + raadszaal)

20.30 – 21.00 uur PAUZE

21.00 – 22.00 uur Het Debat (plenair in raadszaal)

22.00 – 22.30 uur De Raad

Avond A (week 4)

Enz.

4. Toelichting op de verschillende onderdelen

De Inloop

Tijdens De Inloopkan eenieder die een onderwerp of een probleem onder de aandacht van de raadsleden wil brengen gebruik maken van het spreekrecht. Verwacht mag worden dat van iedere fractie tenminste één vertegenwoordiger aanwezig is bij dit onderdeel. Bij (te) grote belangstelling voor dit onderdeel door insprekers zal enige regulering noodzakelijk zijn omdat de beschikbare tijd beperkt is.

Uiteraard is het aan iedere individuele fractie om te bepalen of hetgeen bij dit onderdeel is ingebracht door de sprekers aanleiding geeft om hier iets mee te doen. Bezien moet nog worden of en zo ja op welke wijze vanuit het collectief van de raad wordt gereageerd op de insprekers. Wellicht dat het Presidium hierin het voortouw kan nemen.

De Ronde tafel

De Ronde tafel iseen oriënterende ronde. De raadsleden oriënteren zich door te luisteren en informatieve vragen te stellen aan de (uitgenodigde) burger, de (uitgenodigde) deskundige, de portefeuillehouder (en de ambtenaren). In deze ronde kunnen raadsvoorstellen worden toegelicht door wethouders en ambtenaren en kunnen vragen worden gesteld, presentaties worden verzorgd, maar ook bijvoorbeeld hoorzittingen worden gehouden door de raad. In deze fase is geen plaats voor debat of het uitdragen van een politieke mening. Technische vragen worden nog steeds zo veel als mogelijk vooraf gesteld en beantwoord via de griffie.

E

*

r zijn geen vaste raadscommissies meer, dus ook geen vaste bezetting. De fracties stemmen zelf af wie bij welk onderdeel deelneemt. Al naar gelang het onderwerp nemen per fractie maximaal twee vertegenwoordigers deel, bij voorkeur echter minder. Voorkomen moet worden dat burgers of deskundigen tegenover een “muur” van politieke vertegenwoordigers komen te zitten. Dit onderdeel dient zo veel mogelijk de sfeer van een ronde tafel gesprek te hebben. De andere belangstellende fractieleden kunnen plaatsnemen op de tribune.

Aan het eind van de sessie vraagt de voorzitter aan de politieke vertegenwoordigers of het onderwerp hiermee voldoende behandeld is. Is dit het geval, gaat het door naar de volgende fase: Het Debat. Zo niet, dan wordt het opnieuw ingepland voor De Ronde Tafel over 3 weken.

Het Debat

Zoals hiervoor al vermeld kan Het Debat plaatsvinden in een deelsessie (maximaal twee vertegenwoordigers per fractie) of in een plenaire bijeenkomst met alle raadsleden. Dit wordt in eerste instantie vooraf door het Presidium vastgesteld, maar het is mogelijk is dat aan het eind van De Ronde tafel een afwijkend besluit wordt genomen. Aangezien alle benodigde informatie is vergaard tijdens De Ronde tafel en is besproken in de fractie kan het debat meteen losbarsten. Wethouders hoeven geen vragen meer te beantwoorden of toelichting te geven. Aan het eind van de debatronde moet worden vastgesteld of een voorstel ter besluitvorming aan De Raad kan worden voorgelegd. Als het debat over het onderwerp nog niet is afgerond wordt dit opnieuw geagendeerd voor Het Debat over 3 weken.

De Raad.

Tijdens dit onderdeel wordt niet meer gediscussieerd over voorstellen; alleen een stemverklaring is nog mogelijk. Bezien moet nog wel worden hoe wordt omgegaan met amendementen op het voorstel. Denkbaar is dat amendementen al tijdens Het Debat aan de orde worden gesteld.

5. Aandachtspunten en kanttekeningen

1. Het nieuwe model is nog niet uitontwikkeld en haalt veel overhoop. Het verdient daarom aanbeveling in deze fase nog geen reglement en dergelijke op te stellen, maar dit op een later moment te doen als voldoende praktijkervaring is opgedaan. Voorzien is een evaluatie na zes maanden.

2. De ervaring bij gemeenten, die een vergelijkbaar model hebben geïntroduceerd, is dat de werkdruk bij vooral de griffies (in het begin) hoger wordt. Ten opzichte van het huidige model vergt het meer organisatievermogen en is er minder sprake van routine en vaste structuren. Ook op het Presidium wordt een groter beroep gedaan, omdat veel meer gekeken moet worden wat de routing van een voorstel moet gaan worden. Aanloopproblemen zijn onvermijdelijk en moeten voor lief worden genomen.

3. Voor kleine fracties is het werken met parallelsessies een extra belasting. De regeling op de fractieassistentie maakt het echter mogelijk dat iedere fractie twee fractieassistenten aanstelt, waardoor het zelfs voor een éénmansfractie mogelijk is twee sessies tegelijk bij te wonen.

4. De rol van de voorzitters van de bijeenkomsten wordt zwaarder. De vaste (starre) vergaderstructuur van twee termijnen wordt losgelaten. Het verdient aanbeveling om ook de plaatsvervangend voorzitters actief te betrekken, dus regelmatig af te wisselen. De voorzitters moeten in de gelegenheid worden gesteld om desgewenst een gerichte training te volgen.

5. B

   *

   *

   *

   *

   *

   *

   *

   *

   *

   ezien moet nog worden op welke wijze verslag wordt gelegd van de verschillende onderdelen (besluitenlijst, kort verslag, letterlijk verslag of anders).

6. Bezien moet worden of en zo ja op welke wijze vanuit het collectief van de raad wordt gereageerd op hetgeen tijdens De Inloop naar voren is gebracht. Wat wordt er gedaan met het signaal / de informatie?

7. Op welk moment worden amendementen aan de orde gesteld. Denkbaar is dit te doen tijdens Het Debat (in deelsessie of plenair).

8. Conform de ingezette lijn is de rol van ambtenaren tijdens De Ronde Tafel beperkt. De portefeuillehouders verdedigen zo veel mogelijk zelf het voorstel.

9. Denkbaar is dat bij sommige (technische /juridische intern gerichte) voorstellen De Ronde Tafel kan worden vervangen door een schriftelijke informatie ronde. Het Presidium beoordeelt dit.

10. Voor bijzondere onderwerpen (bijv. begroting / voorjaarsnota) dient maatwerk geleverd te worden.